La gestion de la chaîne d'approvisionnement est une fonction essentielle qui consiste à coordonner le flux de biens, de services et d'informations des fournisseurs aux clients. Cependant, la nature complexe et rapide de la chaîne d'approvisionnement peut rendre difficile pour les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement de suivre l'afflux constant d'e-mails.
La surcharge de courriels est un problème commun à de nombreux professionnels, et les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement ne font pas exception. Avec l'afflux constant d'e-mails, il peut être difficile pour les gestionnaires de suivre et de répondre aux messages importants en temps voulu. Cela peut entraîner des retards dans la prise de décision, des opportunités manquées, voire des erreurs de communication.
Selon une enquête menée par Adobe, un employé de bureau moyen reçoit environ 120 courriels par jour, ce nombre augmentant pour les postes de haut niveau. Plus précisément, l'enquête a révélé que:
Les employés de premier échelon reçoivent en moyenne 109 courriels par jour.
Les employés de niveau intermédiaire reçoivent en moyenne 121 courriels par jour.
Les cadres supérieurs reçoivent en moyenne 143 courriels par jour.
Ces chiffres sont susceptibles de varier en fonction du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise et d'autres facteurs. Cependant, il est clair que les chefs d'entreprise, en particulier ceux qui occupent des postes de haut niveau, peuvent recevoir un nombre important d'emails au quotidien.
En outre, selon le rapport Email Meter Benchmarks Report publié en 2022, le secteur recevant le plus d'e-mails était le secteur de la logistique, ainsi que le secteur envoyant la majorité des e-mails.
Dans la plupart des cas, il s'agit de coordonner le mouvement des marchandises et des matériaux. Il est nécessaire de collaborer et de communiquer avec une variété de parties prenantes, notamment les fournisseurs, les fabricants, les entrepôts, les sociétés de transport et les clients. Afin d'assurer le suivi des commandes, des expéditions et d'autres détails liés au mouvement des marchandises, les professionnels de la logistique et de la chaîne d'approvisionnement peuvent être amenés à envoyer et à recevoir un grand nombre de courriels. Lorsqu'ils doivent gérer un tel volume de courriels, il est encore plus important de bien hiérarchiser et organiser le tout.
Cette gestion intense des e-mails peut facilement conduire à des situations telles que :
Une baisse de la productivité: Passer une grande quantité de temps à lire et à répondre à des courriels peut vous détourner d'autres tâches et responsabilités importantes, ce qui entraîne une baisse de productivité.
Augmentation du stress et épuisement professionnel: La gestion d'un grand nombre de courriels peut être accablante et entraîner une augmentation du stress et de l'épuisement chez les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement.
Diminution du bien-être: Des études ont montré que l'utilisation excessive des e-mails est associée à une diminution du bien-être et à un risque accru d'épuisement professionnel.
Mauvaises communications et erreurs: Lorsque les courriels ne sont pas gérés efficacement, des informations importantes peuvent être manquées ou des malentendus peuvent survenir, ce qui entraîne des communications erronées et des erreurs au sein de la chaîne d'approvisionnement.
Impact négatif sur la chaîne d'approvisionnement: Si les responsables de la chaîne d'approvisionnement sont submergés par les e-mails, cela peut entraîner des retards et des perturbations dans le flux de marchandises et d'informations, ce qui a un impact négatif sur l'efficacité et l'efficience globales de la chaîne d'approvisionnement.
Manque de création de données: Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas gérer comme vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Si vous n'avez pas le contrôle des données et la bonne visualisation de celles-ci, il devient plus difficile de les gérer.
Pour lutter contre la surcharge de courrier électronique, les responsables de la chaîne d'approvisionnement peuvent mettre en œuvre certaines stratégies.
Réduire le nombre d'emails échangés
Mettre en place un outil permettant de réduire significativement le nombre d'emails. Les outils sont conçus pour créer un appel à l'action, où votre attention n'est dirigée que vers ce qui la demande.
De plus, toutes les données qui auraient été perdues dans votre courriel sont recueillies pour votre analyse ultérieure.
Réservez des moments précis de la journée pour vérifier et répondre aux courriels.
Plutôt que de vérifier et de répondre constamment tout au long de la journée. Cela peut aider les gestionnaires à garder le contrôle de leur boîte de réception tout en ayant le temps de se concentrer sur d'autres tâches importantes. Tous les courriels critiques ne devraient pas être un courriel, mais plutôt une alerte provenant d'un outil spécifique.
Organisez et hiérarchisez les messages en utilisant des filtres et des étiquettes de courrier électronique.
Cela peut aider les responsables à identifier rapidement les messages les plus critiques et à y répondre, tout en réduisant le temps passé à trier les messages moins importants.
Utiliser des outils qui aident au processus de gestion de la chaîne d'approvisionnement
Grâce à ces plates-formes de collaboration, les responsables de la chaîne d'approvisionnement peuvent acquérir une compréhension claire et structurée des processus de leur chaîne d'approvisionnement, identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités, prendre de meilleures décisions sur la base des données et réduire la surcharge de courriels en améliorant la visibilité des offres disponibles des partenaires et en réduisant la nécessité d'envoyer autant de courriels. Ce faisant, la communication peut être rationalisée, l'efficacité peut être améliorée et la productivité peut être accrue.
En conclusion, la surcharge de courrier électronique peut avoir un impact important sur les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement. Toutefois, en mettant en œuvre des stratégies telles que la fixation d'heures spécifiques pour vérifier les e-mails, l'utilisation de filtres et d'étiquettes pour les e-mails et l'utilisation d'outils de gestion alternatifs, les gestionnaires peuvent gérer efficacement leur boîte de réception et réduire l'impact négatif sur leur travail. La première priorité étant de trouver des moyens de tuer autant d'emails que possible.
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