Un software de gestión de compras de transporte ayuda a las empresas en las compras, el seguimiento y la facturación de todos los modos de transporte.
Let’s visualize the whole process a company goes through:
Source: Easy4Pro
Ventas → Producción → Planificación → Compras → Ejecución → Seguimiento.
Todo ello debe coordinarse y funcionar como una orquesta. Cuando no es la base regular ni los ritmos previstos, se necesita una potente herramienta de aprovisionamiento que permita:Optimize your purchase
Evitar precios excesivos imponiendo presupuestos
Proteger su negocio (evitar el alto impacto de interrupción que tendría una no calidad)
Pagar (suele implicar la gestión del proceso de relaciones públicas / pedidos)
Un sistema de gestión de compras de transporte de última generación es una plataforma en línea que ayuda a las empresas a agilizar sus procesos de envío.
El cargador puede utilizar el software de gestión de compras de transporte para seleccionar el método de transporte que desee, invitar a los proveedores de servicios logísticos a participar en el proceso de licitación, supervisar y rastrear su paquete, comunicarse e intercambiar documentos con el transportista y analizar datos.
El transportista, por su parte, tiene la opción de participar en la organización de los procedimientos, licitar las entregas y comunicarse con el cliente. Gracias al software de gestión de compras de transporte, las empresas ya están obteniendo importantes beneficios en el sector logístico.
Ventajas de utilizar un programa informático de gestión de compras de transporte:
1. Ahorro de tiempo
A la hora de buscar un transportista para una entrega urgente, estos suelen ser los pasos que sigue una empresa:
Recopilar los transportistas correctos de los que obtener presupuestos (aprender del pasado: capacidad, calidad, etc.).
Envíeles un correo electrónico o llámeles por teléfono varias veces para negociar el precio, renegociar, comparar y adjudicar el envío.
Enviar por correo electrónico el contrato o la aceptación de la oferta y el PO# (número de orden de compra)
Validar la factura recibida
Recopilación de todos los envíos no regulares para crear estadísticas y mejorar para el siguiente trimestre
En logística, el tiempo es esencial y no se puede perder ni un segundo. Hay que hacer frente a interrupciones del transporte, atascos de tráfico, huelgas de trabajadores, fiestas o festividades nacionales, condiciones meteorológicas e incluso interrupciones por pandemias mundiales. A pesar de todo, hay una fecha de caducidad, normas de proximidad de los productos, entre otras muchas preocupaciones. Todas estas variables repercuten en los plazos de entrega y expedición de mercancías.
Para hacer frente a este reto, las soluciones logísticas utilizan una combinación de tecnologías que reducen el tiempo necesario para reservar un medio de transporte, comunicarse con el transportista y elegir plazos de envío más cortos.
Reduzca el tiempo dedicado a rellenar papeles. Toda la documentación se realiza automáticamente sin apenas intervención humana.
Reduzca el tiempo dedicado al trabajo manual. Otra ventaja de la automatización es que reduce la probabilidad de errores.
Los informes en tiempo real generados por un sistema de Business Intelligence reducen el tiempo de generación de informes para la dirección.
2. Ahorro de costes
El mercado es imprevisiblemente volátil. Dado que el exceso de capacidad es tan perjudicial como la falta de capacidad, calcular la capacidad exige prever la evolución económica mundial.
Prever y adaptar los proyectos de compras o SPOT para ponerlos en marcha en el momento más favorable.
Cuando la planificación no fue posible, reaccionar manteniendo una mano y la gestión de la situación.
La funcionalidad analítica es lo que realmente necesita aquí. Las principales empresas de software de gestión del transporte ofrecen programas de consultoría logística en los que, con los datos recopilados a través de la herramienta, pueden predecir cuándo los clientes deben realizar sus solicitudes de envío y ofrecerles sugerencias en tiempo real sobre cómo optimizar sus compras (licitaciones, grupaje, planificación, etc.).
Lo que el resto de empresas de gestión logística ofrecen para ahorrar costes es el sistema de puja inversa, en el que los transportistas invitados por el cargador presentan sus ofertas para el transporte solicitado y quien consiga el precio más barato ganará la puja.
Otras ventajas de utilizar sistemas de gestión del transporte son:Faster and smarter matching of loads with capacity.
Envío colaborativo facilitado.
Evitación de costes elevados, mediante optimizaciones y productividad, bajo impacto en los márgenes de los transportistas.
Alineación de la estrategia de compras dentro de un grupo.
BI y análisis basados en la red.
Se recompensa a los mejores.
Consumir servicios de entrega bajo demanda evitando efectos de costes indirectos internos como la validación. falta de claridad en los procesos, retrasos en la producción, problemas de calidad o exceso de niveles de inventario.
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