Un logiciel de gestion des achats de transport assiste les entreprises dans l'approvisionnement, le suivi et la facturation pour tous les modes de transport.
Visualisons l'ensemble du processus par lequel passe une entreprise:
Source: Easy4Pro
Vente → Production → Planification → Achat → Exécution → Suivi
Tout cela doit être coordonné et fonctionner comme un orchestre. Lorsqu'il ne s'agit pas d'une base régulière ou de rythmes prévus, vous avez besoin d'un outil d'approvisionnement puissant qui vous permette de.. :
Optimisez vos achats
Éviter les prix excessifs en imposant des budgets
Protéger votre entreprise (éviter l'impact d'une non-qualité)
Payer (implique généralement la gestion du processus PR / PO)
Un système de gestion des achats de transport de pointe est une plateforme en ligne qui aide les entreprises à rationaliser leurs processus d'expédition.
L'expéditeur peut utiliser le logiciel de gestion de l'approvisionnement en transport pour sélectionner la méthode de transport de son choix, inviter les prestataires de services logistiques à participer au processus d'appel d'offres, suivre et tracer son colis, communiquer et échanger des documents avec le transporteur, et analyser les données.
Le transporteur, quant à lui, a la possibilité de participer à l'organisation des procédures, de soumissionner pour des livraisons et de communiquer avec le client. Grâce aux logiciels de gestion des achats de transport, les entreprises réalisent déjà des gains significatifs dans le secteur de la logistique.
Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des achats de transport :
1. Gagner du temps
Lorsqu'une entreprise recherche un transporteur pour une livraison urgente, elle suit généralement les étapes suivantes :
Recueillir les bons transporteurs pour obtenir des devis (tirer les leçons du passé : capacité, qualité, etc.).
Envoyez-leur un courrier électronique ou téléphonez-leur plusieurs fois pour négocier le prix, renégocier, comparer et attribuer l'expédition.
Envoyer par courrier électronique le contrat ou l'acceptation de l'offre et le PO# (numéro du bon de commande).
Valider la facture reçue
Compilation de toutes les expéditions non régulières afin d'établir des statistiques et d'améliorer la situation pour le trimestre suivant.
Dans le domaine de la logistique, le temps est un facteur essentiel et aucune seconde ne peut être perdue. Vous devez faire face aux perturbations des transports, aux embouteillages, aux grèves des travailleurs, aux jours fériés ou aux festivités nationales, aux conditions météorologiques et même aux pandémies mondiales. Malgré cela, il y a une date de péremption, des normes de proximité des produits, et bien d'autres préoccupations. Toutes ces variables ont un impact sur les délais de livraison et d'expédition du fret.
Pour relever ce défi, les solutions logistiques utilisent une combinaison de technologies pour réduire le temps de réservation d'un mode de transport, communiquer avec le transporteur et choisir des délais d'expédition plus courts.
Réduire le temps passé à remplir des documents. Toute la documentation est effectuée automatiquement, avec une faible intervention humaine.
Réduire le temps consacré au travail manuel. Un autre avantage de l'automatisation est qu'elle réduit la probabilité d'erreurs.
Les rapports en temps réel générés par un système de veille stratégique réduisent le temps nécessaire à la production de rapports pour la direction.
2. Réduction des coûts
Le marché est imprévisiblement volatil. La surcapacité étant aussi néfaste que la sous-capacité, le calcul de la capacité nécessite de prévoir l'évolution de l'économie mondiale.
Prévoir et adapter les projets d'achats ou de SPOT pour les mettre en place au moment le plus favorable.
Lorsque la planification n'a pas été possible, réagir en gardant la main et en gérant la situation.
La fonctionnalité analytique est ce dont vous avez vraiment besoin ici. Les principaux éditeurs de logiciels de gestion du transport proposent des programmes de conseil en logistique qui, grâce aux données collectées par l'outil, permettent de prédire à quel moment les clients doivent effectuer leurs demandes d'expédition et de leur donner des suggestions en temps réel sur la manière d'optimiser leurs achats (appels d'offres, groupage, planification, etc.).
Les autres sociétés de gestion logistique proposent, pour réduire les coûts, un système d'enchères inversées dans lequel les transporteurs invités par l'expéditeur font des offres pour le transport demandé et celui qui obtient le prix le plus bas remporte l'appel d'offres.
Les systèmes de gestion des transports présentent d'autres avantages :
Mise en correspondance plus rapide et plus intelligente des chargements avec les capacités.
Navigation collaborative facilitée.
Évitement des coûts élevés, grâce à l'optimisation et à la productivité, faible impact sur les marges des transporteurs.
Alignement de la stratégie d'achat au sein d'un groupe.
BI et analyses basées sur le réseau.
Les plus performants sont récompensés.
Consommer des services de livraison à la demande en évitant les effets de coûts indirects internes tels que la validation, le manque de clarté des processus, les retards de production, les problèmes de qualité ou les niveaux de stocks excédentaires.