FAQ Achats de Fret

Les coûts élevés de transport se cachent souvent dans les expéditions urgentes, les camions à moitié vides, les pénalités ou les erreurs de facturation. Selon Chainalytics, jusqu’à 18 % des factures de transport comportent des frais cachés, ce qui gonfle les coûts bien au-delà des tarifs contractuels.

L’approche la plus efficace est l’Integrated Freight Orchestration:

• utiliser la capacité contractuelle pour la stabilité,

• activer le spot pré-négocié pour la flexibilité,

• recourir au transport à la demande uniquement lorsque la continuité l’exige.

Ce modèle à plusieurs niveaux permet aux entreprises de réduire 20 à 40 % des coûts cachés, tout en maintenant une performance de service stable.

Le fret spot peut sembler plus économique en période de marché « souple », lorsque les transporteurs se disputent les volumes. Mais en haute saison ou lors de perturbations, les tarifs spot dépassent souvent largement ceux des contrats.

La meilleure stratégie est une approche dite hybride ou Integrated Freight Orchestration:

• utiliser le fret contractuel pour les flux prévisibles et stables,

• activer la capacité spot pré-négociée pour plus de flexibilité en cas de besoin.

Cet équilibre permet aux entreprises de bénéficier d’une prévisibilité des coûts, tout en conservant l’agilité nécessaire pour s’adapter, sans être enfermées dans un seul modèle.

Les expéditions express ou accélérées peuvent coûter 20 à 40 % de plus que le transport planifié, en particulier dans des situations de capacité limitée. La défense la plus efficace n’est pas l’élimination, mais la prévention: adopter une orchestration intégrée du fret, en combinant la capacité contractuelle pour les flux de base, le spot pré-négocié pour la flexibilité, et le transport à la demande uniquement lorsque cela est réellement nécessaire.

Ainsi, les envois urgents deviennent des exceptions rares et non des habitudes coûteuses.

La visibilité de bout en bout signifie savoir où se trouvent vos expéditions, quand elles arriveront et comment les perturbations peuvent affecter vos opérations. Le défi est que les mises à jour sont souvent dispersées entre plusieurs portails transporteurs, e-mails et systèmes - ce qui rend difficile d’avoir une vue d’ensemble fiable.

Pour atteindre cette visibilité, les entreprises leaders s’appuient sur trois leviers essentiels:

• Intégration : regrouper les données transporteurs, ainsi que les flux ERP et TMS dans une seule interface.

• Suivi en temps réel : utiliser des mises à jour cohérentes sur le statut et des prévisions ETA fiables, tous modes confondus.

• Alertes d’exception : identifier les retards en amont pour permettre aux équipes d’agir avant que les problèmes ne s’aggravent.

Lorsque les flux contractuels, spot et à la demande sont gérés dans un même environnement, les achats et les opérations partagent les mêmes informations en temps réel. Cette orchestration réduit les angles morts, accélère les temps de réaction et transforme la visibilité, passant d’une simple fonction de reporting à un véritable outil d’aide à la décision quotidienne.

Les indicateurs de performance (KPI) en achats de transport doivent trouver un équilibre entre coût, qualité de service et efficacité des processus. Se concentrer uniquement sur les tarifs de base peut être trompeur, car de nombreux coûts cachés se dissimulent dans les expéditions urgentes, les litiges de facturation ou les camions sous-utilisés.

Parmi les mesures les plus critiques, on retrouve:

• Le taux de livraison à l’heure (ou OTIF : On-Time, In-Full).

• Le coût total par expédition / par tonne transportée.

• La part des transports urgents ou accélérés.

• La précision des factures de transport.
  

Selon un benchmark récent de RXO, de nombreux chargeurs considèrent 95 % de livraisons à l’heure (y compris les enlèvements) comme un minimum acceptable.

La consolidation de ces indicateurs dans un tableau de bord unique permet aux entreprises de visualiser en temps réel les arbitrages entre coût et service. Avec l’Integrated Freight Orchestration (intégrant flux contractés, spot pré-négocié et transport à la demande), les KPI cessent d’être de simples rapports a posteriori et deviennent de véritables leviers proactifs de décision.

L’Integrated (ou Hybrid) Freight Orchestration est une approche structurée de la gestion des transports qui combine trois niveaux dans un seul cadre:

• Transport contractuel pour des flux stables et prévisibles.

• Spot pré-négocié pour des volumes flexibles à conditions convenues.

• Transport à la demande pour les expéditions urgentes ou critiques dans le temps.

Au lieu de forcer chaque envoi à passer par un modèle unique, l’orchestration permet d’associer chaque mouvement à l’option la plus adaptée. L’objectif n’est pas de choisir entre contrat ou spot, mais de coordonner les trois couches pour qu’elles fonctionnent ensemble.

Les entreprises qui adoptent ce modèle gagnent un meilleur contrôle des coûts, une fiabilité de service accrue et moins d’urgences. Les références sectorielles montrent qu’une orchestration structurée des flux de transport peut générer des économies à deux chiffres et réduire les expéditions urgentes de jusqu’à 25 % par rapport à une gestion en silos.

Le benchmarking des coûts de transport consiste à comparer ce que vous payez avec des références externes du marché et avec vos pairs. Pour obtenir une vision précise, les entreprises doivent aller au-delà des simples tarifs contractuels et mesurer le coût total réel du transport - y compris les expéditions urgentes, les pénalités, les surcharges et les litiges de facturation.

Les étapes clés:

• Normaliser vos données par unité (coût par expédition, par tonne, par km).

• Utiliser des références externes - benchmarks de lignes commerciales ou indices neutres - afin de déterminer si vos tarifs sont au-dessus ou en dessous de la moyenne.

• Prendre en compte les coûts cachés, car les exceptions et perturbations peuvent fausser fortement la base de comparaison.
  

Selon APQC, les coûts de transport urgent (au-delà du service standard) sont suivis comme un KPI spécifique par des milliers d’entreprises. Sans surprise, celles qui intègrent ces benchmarks régulièrement sont mieux positionnées dans les négociations et évitent de payer des primes inutiles.

Lorsque les flux contractuels, spot et à la demande sont consolidés dans un seul tableau de bord, les équipes achats disposent de références fiables. L’Integrated Freight Orchestration transforme ainsi le benchmarking d’un simple exercice ponctuel en un processus continu et exploitable, plutôt qu’un constat a posteriori.

Lorsque les usines ou sites gèrent le fret de manière indépendante, cela entraîne des processus fragmentés, des tarifs incohérents et de fréquents litiges de factures. Pour standardiser les achats entre sites, la première étape est la visibilité: regrouper toutes les activités d’approvisionnement dans un environnement unique afin de comparer les coûts et décisions en toute transparence.

À partir de là, les organisations définissent des règles communes: quand utiliser la capacité contractuelle, quand activer le spot pré-négocié, et dans quels cas le recours à l’on-demand est justifié. Des grilles tarifaires cohérentes et des circuits d’approbation standardisés réduisent les erreurs et garantissent l’alignement avec les politiques de l’entreprise.

Les études sectorielles montrent qu’une gestion fragmentée du fret peut ajouter 15 à 20 % aux coûts logistiques totaux, en raison de processus dupliqués, d’expéditions urgentes et d’erreurs de facturation (McKinsey, 2023). La standardisation permet de réduire significativement ces inefficiences.

L’orchestration intégrée du fret rend cet alignement possible en combinant différents modèles dans un cadre unique. Les sites conservent la flexibilité d’agir localement, tandis que les achats bénéficient d’une gouvernance centralisée – ce qui se traduit par moins de litiges, des validations plus rapides et des coûts plus prévisibles à l’échelle du réseau.

Les litiges de facturation dans le transport sont fréquents car les tarifs sont complexes, négociés différemment selon les sites, et souvent influencés par des frais supplémentaires comme le temps d’attente, les enlèvements manqués ou les changements de dernière minute. Une documentation insuffisante et des saisies manuelles accentuent encore les écarts.

Les études sectorielles montrent:

• 15 à 20 % des factures de transport comportent une erreur ou une surfacturation.

• Dans le transport LTL (Less-Than-Truckload), l’audit de près de 250 000 factures a révélé environ 4,5 % d’erreurs, souvent liées à des mauvaises estimations de poids, des frais accessoires ou des erreurs de classification.

La décentralisation des achats aggrave la situation : chaque usine ou département applique ses propres règles, ce qui entraîne des validations incohérentes et des résolutions inégales. Le coût dépasse largement la simple charge administrative - il s’agit de fuites financières et de tensions dans les relations avec les transporteurs.

La solution passe par la standardisation: aligner les processus, appliquer des grilles tarifaires cohérentes, imposer des circuits d’approbation clairs et gérer tous les flux de transport dans un seul système.

Avec l’Integrated Freight Orchestration, ce niveau de contrôle devient possible : la facturation est maîtrisée, les litiges diminuent et l’on passe d’une gestion réactive des erreurs à une prévention proactive en temps réel.

Les données sont l’un des leviers les plus puissants dans les négociations de transport. Les transporteurs répondent beaucoup mieux lorsque les équipes achats sont capables de présenter le profil réel de leurs expéditions - plutôt que de s’appuyer sur des hypothèses génériques.

Les informations les plus utiles incluent: le volume par ligne, la saisonnalité, les taux de remplissage et la performance historique en matière de ponctualité. Montrer de la constance et de la fiabilité permet aux transporteurs de proposer des tarifs plus compétitifs.

Il est tout aussi important de suivre le coût des exceptions - expéditions urgentes, pénalités ou surcharges. Lorsque ces coûts cachés sont visibles, la négociation peut porter non seulement sur les tarifs de base, mais aussi sur la valeur totale de la relation.

Selon les données sectorielles, de nombreux chargeurs qui comparent régulièrement leurs tarifs contractuels et spot obtiennent 8 à 15 % d’économies sur leurs dépenses globales de transport.

L’Integrated Freight Orchestration facilite cette approche en consolidant les données issues des flux contractuels, spot et à la demande dans une vue unique et structurée. Avec cette vision complète, les équipes achats négocient avec des faits et des références externes - obtenant ainsi de meilleurs tarifs, un alignement renforcé et des partenariats plus équilibrés.

Le ROI en achats transport ne se limite pas à la réduction des tarifs. Il inclut également les coûts évités tels que les arrêts de ligne, les pénalités, les litiges de facturation et les émissions de CO₂ liées aux inefficacités.

Les références sectorielles montrent que les entreprises qui mettent en place une gestion structurée des achats transport réalisent souvent 10 à 20 % de réduction de leurs dépenses globales (McKinsey).

Avec l’Integrated Freight Orchestration - qui combine flux contractuels, capacités spot pré-négociées et transport à la demande - le ROI devient mesurable, transformant les économies en un avantage concurrentiel durable.

Les achats transport ont un impact direct sur les émissions. Les principaux contributeurs au CO₂ incluent les camions vides ou partiellement chargés, le recours fréquent au fret aérien et les expéditions urgentes non planifiées. En intégrant la durabilité dans les décisions d’achat, les entreprises réduisent à la fois leurs coûts et leurs émissions.

Quelques actions clés: consolider les envois, sélectionner des transporteurs dotés de flottes économes en carburant, privilégier les itinéraires réduisant les trajets à vide et suivre les taux de chargement (même de petites améliorations sont significatives).

Les données mondiales indiquent que le secteur transport et logistique (route + entrepôts) représente au moins 7 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre – un levier majeur d’amélioration.

Avec l’Integrated Freight Orchestration - combinant fret contractuel, capacités spot pré-négociées et transport à la demande - les expéditions aériennes urgentes deviennent rares, les camions circulent plus chargés et le CO₂ par expédition diminue. Durabilité et efficacité avancent ensemble.

Les perturbations de transport qui bloquent une ligne de production peuvent être extrêmement coûteuses: pertes de production, main-d’œuvre inactive, engagements clients non respectés, transport de rattrapage en urgence, voire rebuts. Les effets se prolongent bien au-delà de l’heure perdue.

Les données du secteur montrent que, dans l’industrie manufacturière, un arrêt non planifié peut coûter jusqu’à 260 000 USD par heure, selon la taille et la complexité de l’usine. De plus, 82 % des industriels ont subi des arrêts imprévus ces dernières années, avec des pertes moyennes atteignant 2 millions USD par incident lors de perturbations sévères.

Grâce à l’Integrated Freight Orchestration - maintien des flux contractuels pour la stabilité, activation du spot pré-négocié pour la flexibilité, et recours au transport à la demande uniquement pour préserver la continuité - les entreprises peuvent éviter que de petits incidents se transforment en pertes de plusieurs millions d’euros.

Les accords spot pré-négociés offrent aux entreprises un moyen de gérer les variations de demande sans être prises au dépourvu par la volatilité du marché. Au lieu de chercher de la capacité dans l’urgence et de payer des prix spot gonflés, les conditions sont définies à l’avance, créant ainsi un filet de sécurité lorsque les volumes augmentent.

Cette approche renforce la flexibilité de trois manières:

• Rapidité : les expéditions peuvent être réservées immédiatement, sans relancer de nouvelles négociations.

• Maîtrise des coûts : les tarifs convenus évitent les surcharges paniques en période de tension.

• Prévisibilité : les acheteurs connaissent les conditions avant que la crise ne survienne.

Selon une analyse récente de DAT iQ, comparer les tendances des tarifs spot et contractuels permet aux chargeurs d’identifier les lignes où les prix spot augmentent fortement - et d’obtenir ainsi grâce aux accords spot pré-négociés des économies de l’ordre de 10 à 20 % par ligne lors de périodes volatiles.

Dans un modèle d’Integrated Freight Orchestration, le spot pré-négocié agit comme couche tampon entre la stabilité contractuelle et l’urgence du transport à la demande. Il garantit que les entreprises puissent s’adapter aux changements soudains tout en maintenant leurs coûts sous contrôle - protégeant souvent les marges plutôt que de les voir s’éroder.

Les coûts cachés dans le transport apparaissent rarement sur la grille tarifaire, mais peuvent représenter une part significative des dépenses logistiques totales. Ils incluent les expéditions urgentes facturées à des tarifs premium, les pénalités, les litiges de factures, ainsi que les stocks excédentaires utilisés pour compenser un transport peu fiable.

Un exemple concret : dans le secteur chimique, les coûts de transport entrant (souvent dissimulés dans le prix des matières premières) représentent généralement 8 à 12 % des dépenses totales en matières premières. Négocier pleinement ces coûts permet de réaliser 5 à 10 % d’économies sur cette part, à condition d’améliorer la visibilité et de mieux maîtriser les exceptions.

Pour réduire ces coûts cachés, les entreprises devraient:

• Suivre séparément ces postes de dépense (urgences, pénalités, etc.),

• Appliquer des règles d’achat et des grilles tarifaires uniformes,

• Valider les factures par rapport aux conditions convenues,

• Mettre en place des processus d’escalade avant que les problèmes ne deviennent critiques.
  

Avec l’Integrated Freight Orchestration - combinant flux contractés, spot pré-négocié et transport à la demande - les systèmes se standardisent, les exceptions diminuent et les coûts cachés se réduisent. Résultat : dépenses plus faibles, budgets plus prévisibles et relations renforcées avec les transporteurs.

L’utilisation des camions mesure l’efficacité avec laquelle vous exploitez la capacité disponible. Lorsque les camions circulent à moitié vides ou sous-chargés, vous payez pour de l’espace inutilisé. Cela augmente le coût unitaire et accroît les émissions de CO₂ par tonne, car le trajet consomme presque autant de carburant qu’il soit chargé ou non.

Les données du secteur montrent qu’une capacité de transport vide ou sous-utilisée génère plus de 125 millions de tonnes de CO₂ par an dans le monde - soit une empreinte carbone équivalente aux émissions de dizaines de millions de foyers.

Avec l’Integrated Freight Orchestration - en combinant des flux contractés pour la stabilité, du spot pré-négocié pour la flexibilité et du transport à la demande uniquement lorsque c’est nécessaire - les camions circulent plus souvent à pleine charge, les dépenses logistiques diminuent et vous réalisez des progrès mesurables vers vos objectifs de durabilité.