Preguntas Frecuentes de Compras de Flete
Los altos costos de transporte suelen estar ocultos en envíos urgentes, camiones semivacíos, penalizaciones o errores en las facturas. Según Chainalytics, hasta el 18 % de las facturas de transporte contienen cargos ocultos , lo que infla los costos mucho más allá de las tarifas contractuales. El enfoque más eficaz es la Orquestación Integrada de Carga : utilizar la capacidad contratada para lograr estabilidad, el espacio prenegociado para mayor flexibilidad y la disponibilidad bajo demanda solo cuando la continuidad lo requiere. Este modelo en capas ayuda a las empresas a reducir entre un 20 % y un 40 % los costos ocultos , manteniendo estable el rendimiento del servicio.
Las preguntas frecuentes son una excelente manera de ayudar a los visitantes del sitio a encontrar respuestas rápidas a preguntas comunes sobre su negocio y crear un foro beSpot. El flete puede parecer más económico en condiciones de mercado inestables , donde los transportistas compiten agresivamente por volúmenes. Sin embargo, durante temporadas altas o interrupciones del mercado , las tarifas spot suelen superar ampliamente las tarifas contratadas.
La mejor estrategia es un enfoque “híbrido” o de orquestación integrada de carga :
Utilice transporte de mercancías contratado para rutas predecibles y estables;
Aproveche la capacidad spot negociada previamente para tener flexibilidad cuando sea necesario.
Este equilibrio permite a las empresas beneficiarse de la previsibilidad de costos y al mismo tiempo conservar la agilidad para adaptarse, sin quedar atrapadas en un solo modelo.
Los envíos exprés o urgentes pueden costar entre un 20 % y un 40 % más que el transporte planificado , especialmente en situaciones de capacidad limitada. La defensa más eficaz es la prevención , no la eliminación: utilice la Orquestación Integrada de Carga (OF ), que combina la capacidad contratada para flujos base, un punto de entrega prenegociado para mayor flexibilidad y la entrega bajo demanda solo cuando sea realmente necesario, para que los envíos urgentes se conviertan en excepciones excepcionales y no en la norma costosa.
La visibilidad integral implica saber dónde se encuentran sus envíos, cuándo llegarán y cómo las interrupciones podrían afectar las operaciones. El desafío radica en que las actualizaciones suelen estar dispersas en múltiples portales, correos electrónicos y sistemas de transportistas, lo que dificulta una visión completa.
Para lograr visibilidad, las empresas líderes se centran en tres facilitadores:
Integración: consolide los datos del transportista y las fuentes ERP y TMS en una única vista.
Seguimiento en tiempo real: utilice actualizaciones de estado consistentes y predicciones de ETA en todos los modos.
Alertas de excepción: identifique demoras de manera temprana para que los equipos puedan actuar antes de que los problemas se agraven.
Al gestionar los envíos contratados, puntuales y bajo demanda en un mismo entorno, las compras y las operaciones comparten la misma información en tiempo real. Esta orquestación reduce los puntos ciegos, acorta los tiempos de reacción y transforma la visibilidad, pasando de ser una función de informes a una herramienta para la toma de decisiones diaria.
Los KPI en la contratación de transporte de mercancías deben equilibrar el coste, el servicio y la calidad del proceso . Centrarse únicamente en las tarifas base de transporte puede ser engañoso, ya que los costes ocultos suelen estar relacionados con envíos urgentes, disputas de facturas o camiones infrautilizados.
Algunas de las medidas más críticas incluyen:
Tasa de entrega a tiempo (o OTIF: A tiempo, completo)
Costo total por envío / por tonelada enviada
Porcentaje de transporte urgente o acelerado
Precisión de la factura de flete
Según un reciente análisis comparativo de RXO, muchos transportistas consideran que una puntualidad del 95 % en las entregas (incluidas las recogidas) es un estándar mínimo aceptable. Consolidar estas métricas en un único panel permite a las empresas visualizar la relación entre coste y servicio en tiempo real. La Orquestación Integrada de Carga (con flujos contratados, prenegociados, puntuales y bajo demanda) convierte los KPI de informes retrospectivos en herramientas proactivas para la toma de decisiones.
La orquestación de carga integrada (o híbrida) es un enfoque estructurado para la gestión del transporte que combina tres capas en un solo marco:
Flete contratado para flujos estables y predecibles.
Punto negociado previamente para volúmenes flexibles en términos acordados.
Transporte bajo demanda para envíos urgentes o con tiempos críticos.
En lugar de forzar cada envío a través de un único modelo, la orquestación garantiza que cada movimiento se corresponda con la opción más adecuada. El objetivo no es elegir entre contrato o puntual, sino coordinar todas las capas para que funcionen juntas.
Las empresas que adoptan este modelo obtienen mayor control sobre los costos, mayor confiabilidad del servicio y menos emergencias. Los estudios de referencia del sector demuestran que la orquestación estructurada de los flujos de carga puede generar ahorros de dos dígitos y reducir los envíos urgentes hasta en un 25% en comparación con la gestión aislada.
Evaluar los costos de flete significa comparar lo que paga con referencias externas del mercado y con sus competidores. Para obtener una visión precisa, las empresas deben mirar más allá de las tarifas contractuales generales y medir el costo total real del flete, incluyendo envíos urgentes, penalizaciones, recargos y disputas de facturas.
Pasos clave:
Normaliza tus datos por unidad (costo por envío, por tonelada, por km).
Utilice referencias externas (puntos de referencia de rutas comerciales o índices neutrales) para ver si sus tasas están por encima o por debajo del promedio.
Tenga en cuenta los extras ocultos, ya que las excepciones y las interrupciones pueden distorsionar significativamente la línea de base.
Según APQC, miles de empresas registran los costos de flete urgente (envíos urgentes que exceden el servicio habitual) como un KPI independiente. No es sorprendente que las empresas que integran estos indicadores regularmente estén mejor posicionadas en las negociaciones y eviten pagar sobreprecios.
Al consolidar los flujos contratados, puntuales y bajo demanda en un único panel, los equipos de compras obtienen puntos de referencia fiables. La Orquestación Integrada de Carga convierte la evaluación comparativa de una sola vez en un proceso continuo y práctico, en lugar de un ejercicio a posteriori.
Cuando las plantas o sitios gestionan el transporte de forma independiente, el resultado son procesos fragmentados, tarifas inconsistentes y frecuentes disputas sobre facturas. Para estandarizar las compras en todas las ubicaciones, el primer paso es la visibilidad : recopilar toda la actividad de compras en un único entorno para poder comparar costos y tomar decisiones con transparencia.
A partir de ahí, las organizaciones establecen reglas compartidas: cuándo usar la capacidad contratada, cuándo activar el servicio puntual prenegociado y cuándo se justifica el servicio bajo demanda. Las tarjetas de tarifas y los flujos de trabajo de aprobación consistentes reducen los errores y garantizan la conformidad con las políticas corporativas.
Las investigaciones del sector muestran que la gestión fragmentada del transporte puede aumentar entre un 15 % y un 20 % los costes logísticos totales debido a procesos duplicados, envíos urgentes y errores en las facturas (McKinsey, 2023). La estandarización reduce significativamente estas ineficiencias.
La Orquestación Integrada de Carga facilita esta alineación al combinar diferentes modelos de carga en un único marco. Las plantas conservan la flexibilidad para responder localmente, mientras que el departamento de compras obtiene una gobernanza centralizada, lo que se traduce en menos disputas, aprobaciones más rápidas y costos más predecibles en toda la red.
Las disputas sobre facturas de flete son comunes porque las tarifas son complejas, se negocian de forma diferente en cada sitio y se ven afectadas por cargos adicionales como tiempos de espera, recogidas no realizadas o cambios de última hora. La documentación deficiente y la entrada manual aumentan las discrepancias.
Las investigaciones de la industria muestran:
Entre el 15 y el 20 % de las facturas de flete tienen algún tipo de inexactitud o sobrecargo.
En envíos de carga parcial (LTL), al auditar casi 250 000 facturas se encontraron errores en aproximadamente el 4,5 % de ellas, muchos de ellos relacionados con cálculos erróneos de peso, accesorios o problemas de clasificación.
La descentralización de las compras empeora la situación: cada planta o departamento aplica sus propias reglas, por lo que las validaciones y resoluciones son inconsistentes. El costo no se limita al trabajo administrativo, sino también a las pérdidas financieras y los conflictos con los transportistas.
La solución es la estandarización : alinear procesos, aplicar tarjetas de tarifas consistentes, implementar flujos de trabajo de aprobación claros y gestionar todos los flujos de carga en un solo sistema. La Orquestación Integrada de Carga lo hace posible. Con la orquestación, el control de facturas se vuelve predecible, se reducen las disputas y se pasa de solucionar errores a prevenirlos en tiempo real.
Los datos son una de las herramientas más poderosas en las negociaciones de fletes. Los transportistas responden mucho mejor cuando los equipos de compras pueden mostrar el perfil real de sus envíos, en lugar de basarse en suposiciones genéricas. Algunos datos útiles incluyen el volumen por ruta, la estacionalidad, los factores de carga y el historial de puntualidad. Demostrar consistencia y fiabilidad permite a los transportistas establecer precios más competitivos.
Es igualmente importante monitorear el costo de las excepciones (envíos urgentes, penalizaciones o recargos). Cuando estos costos ocultos son visibles, el departamento de compras puede negociar no solo las tarifas base, sino también el valor total de la relación.
Los datos de la industria sugieren que muchos transportistas empresariales que comparan sus tarifas contratadas con las tarifas spot obtienen ahorros generales de entre el 8 y el 15 % en el gasto de flete.
La Orquestación Integrada de Carga ayuda a consolidar los datos de los flujos contratados, puntuales y bajo demanda en una vista estructurada. Con esta visión completa, los equipos de compras inician las negociaciones con datos y parámetros externos, obteniendo mejores tarifas, una mayor coordinación y colaboraciones más equilibradas.
El ROI en la contratación de transporte de mercancías va más allá de las reducciones de tarifas. Incluye costos evitados, como paradas de línea, penalizaciones, disputas de facturas y emisiones de CO₂ derivadas de la ineficiencia.
Los puntos de referencia de la industria muestran que las empresas que aplican la adquisición estructurada de transporte a menudo logran reducciones de costos de entre el 10 % y el 20 % en el gasto total (McKinsey).
Con la orquestación integrada de carga (gestión conjunta de envíos contratados, prenegociados y bajo demanda), el retorno de la inversión (ROI) se vuelve medible y convierte los ahorros en una ventaja competitiva a largo plazo.
La contratación de transporte de mercancías puede influir directamente en las emisiones: los principales contribuyentes de CO₂ incluyen los camiones vacíos o parcialmente cargados, el uso frecuente del transporte aéreo y los envíos urgentes innecesarios. Al integrar la sostenibilidad en las decisiones de contratación, las empresas reducen costes y emisiones.
Algunas acciones clave: consolidar envíos, elegir transportistas con flotas de bajo consumo de combustible, priorizar rutas que reduzcan los kilómetros vacíos y monitorear los factores de carga (incluso las pequeñas mejoras hacen la diferencia).
Los datos globales indican que las emisiones del transporte de mercancías y logística (carreteras y almacenamiento) representan al menos el 7% de las emisiones totales de gases de efecto invernadero , por lo que las mejoras en este ámbito tienen una gran influencia.
Con la Orquestación Integrada de Carga —que equilibra la carga contratada, los envíos puntuales prenegociados y la capacidad bajo demanda—, los envíos aéreos urgentes se vuelven menos frecuentes, los camiones viajan más llenos y las emisiones de CO₂ por envío disminuyen. La sostenibilidad y la eficiencia van de la mano.
Las interrupciones en el transporte que detienen una línea de producción pueden ser extremadamente costosas: pérdida de producción, mano de obra inactiva, incumplimiento con clientes, transporte de recuperación premium, desperdicio, etc. Los efectos van mucho más allá de la primera hora de inactividad.
Datos de la industria: en manufactura, el tiempo de inactividad no planificado puede costar hasta 260,000 USD por hora, dependiendo de la escala y la complejidad. Además, estudios muestran que el 82% de los fabricantes han enfrentado paradas no planificadas en los últimos años, con pérdidas promedio de 2 millones de USD por evento cuando las interrupciones son graves.
Con la Orquestación Integrada de Fletes - manteniendo flujos contratados para la estabilidad, acuerdos spot pre-negociados para flexibilidad y transporte on-demand solo cuando la continuidad lo exige - las empresas pueden evitar que pequeñas interrupciones se conviertan en pérdidas multimillonarias.
Los acuerdos spot prenegociados ofrecen a las empresas una forma de gestionar las fluctuaciones de la demanda sin verse sorprendidas por la volatilidad del mercado. En lugar de buscar capacidad a última hora y pagar precios spot inflados, los términos se pactan con antelación, creando una red de seguridad cuando los volúmenes aumentan.
Este enfoque fortalece la flexibilidad de tres maneras:
Rapidez : los envíos se pueden reservar rápidamente sin reiniciar las negociaciones.
Control de costes : las tarifas acordadas evitan primas de pánico en mercados difíciles.
Previsibilidad : el departamento de compras conoce las condiciones antes de que llegue la crisis.
Según un análisis reciente de DAT iQ, comparar las tendencias de las tarifas spot y contractuales ayuda a los transportistas a identificar rutas en las que las tarifas spot están aumentando marcadamente, lo que permite que los contratos spot negociados previamente produzcan ahorros de entre el 10 % y el 20 % por ruta durante períodos volátiles.
En un modelo de Orquestación Integrada de Carga , el precio spot prenegociado actúa como barrera entre la estabilidad contratada y los traslados urgentes bajo demanda. Garantiza que las empresas puedan adaptarse a cambios repentinos y, al mismo tiempo, controlar los costos, protegiendo así los márgenes en lugar de reducirlos.
Los costos ocultos del transporte rara vez aparecen en la hoja de tarifas, pero pueden representar una parte significativa del gasto logístico total . Estos incluyen envíos urgentes con tarifas premium, penalizaciones, disputas de facturas y exceso de inventario para amortiguar un transporte poco fiable.
Un punto de referencia sólido: en el sector químico, los costos de flete entrante (a menudo ocultos en los costos de la materia prima) suelen representar entre el 8 y el 12 % del gasto total en materia prima, aunque las negociaciones completas de esos costos producen ahorros del 5 al 10 % en esa parte cuando se mejora la visibilidad y las excepciones se gestionan de forma más estricta.
Para reducir los costos ocultos, las empresas deberían:
Realice un seguimiento de estos artículos de gasto adicional por separado (flete urgente, multas, etc.)
Aplicar reglas de compra claras y tarjetas de tarifas
Validar facturas vs términos acordados
Establecer vías de escalada antes de que las cosas se conviertan en emergencias
El uso de la Orquestación Integrada de Carga (gestionando conjuntamente flujos contratados, prenegociados, puntuales y bajo demanda) ayuda a estandarizar los sistemas, reducir las excepciones y los costos ocultos. El resultado: menor gasto, presupuestos más predecibles y relaciones más sólidas con los transportistas.
La utilización de camiones mide la eficiencia con la que se utiliza la capacidad. Cuando los camiones viajan con media carga o con carga insuficiente, se paga por el espacio no utilizado, lo que eleva el costo por unidad y aumenta las emisiones de CO₂ por tonelada, ya que el viaje consume casi el mismo combustible, independientemente de si están cargados o no.
Los datos de la industria muestran que la capacidad de carga vacía o subutilizada contribuye a más de 125 millones de toneladas de emisiones de CO₂ anualmente a nivel mundial: una huella equivalente a las emisiones de decenas de millones de hogares.
Con la Orquestación Integrada de Carga (integrated Freight Orchestration ), que combina flujos contratados para lograr estabilidad, espacios negociados previamente para lograr flexibilidad y servicio a pedido solo cuando es necesario, los camiones pueden circular más llenos con mayor frecuencia, el gasto en logística disminuye y usted logra un progreso mensurable hacia sus objetivos de sustentabilidad.
Adquisición de Carga Sin Interrupciones y Soluciones de Transporte Costo-Efectivas
Nuestra misión es optimizar la adquisición de carga proporcionando acceso sin interrupciones a soluciones de carga premium, licitaciones spot y gestión de transporte en tiempo real, garantizando logística eficiente en costos y sensible al tiempo.
Fundada en 2016 por el Grupo Redspher, Easy4Pro es una plataforma logística digital de confianza que conecta a los expedidores y transportistas en Europa y más allá. Al simplificar el proceso de adquisición de carga, ayudamos a las empresas a optimizar sus cadenas de suministro y reducir costos operativos a través de la colaboración sin interrupciones con socios globales.
